Posiedzenie Zarządu Floty Polskiej DN

[Romuald]

POSIEDZENIE ZARZĄDU FLOTA POLSKA DN
OLSZTYN 19.06.2010


LP. PROBLEM CO DO ZROBIENIA DO KIEDY KTO
0 Stan finansowy Przed spotkaniem Zarządu JH rozmawiał z księgową Stowarzyszenia panią Elżbietą (Danutą) Macur- Tymul.
1. Rok 2009 został zamknięty zyskiem w wysokości 4.548,-zł
2. Do końca maja 2010 strata z działania w tym roku wynosi -19.994,-zł
3. Stan kasy na 01.01.2010 to 26.745,-zł;
4. Stan kasy na koniec maja 2010 – 3.041,-zł
5. Przychody planowane przed sezonem to
5.1 rozliczenie konferencji bojerowej - 3.711,-
5.2 nie otrzymane dotacje PZŻ - 6.500,-
5.3 wpłaty darowizn 1% - ok. 7.000,-
5.4 od sponsorów imprez marketingowych (wystaw żeglarskich) – 900,-zł
5.5 wpłata składek członkowskich około – 8.000,-zł
6. planowany stan kasy na początku sezonu – ok. 25.000,-zł


1 obecni Dorota Michalczyk (DM)
Andrzej Michalczyk (AM)
Waldemar Leśkiewicz (WL)
Stanisław Macur (SM)
Jerzy Henke (JH)
2 Sekretarze flotylli Umieścić na stronie ogłoszenie z prośbą o podanie do Zarządu danych sekretarzy flotylli: Północnej, Centralnej, Wschodniej i Zachodniej) 15.08.2010 JH
3 Preliminarz budżetowy Należy przygotować preliminarz budżetowy na 2010, 2011 i do końca sezonu na początku 2012 15.09.2010 WL
4 Spis sędziów Należy przygotować spis sędziów mających kwalifikacje i pomocników sędziów 15.09.2010 DM
5 Kamizelki dla sędziów Należy kupić odblaskowe kamizelki dla sędziów 2 x 10 szt. z napisami na plecach i może z przodu „JURY” i „TECHNICAL COMMITTEE” 15.09.2010 JH
6 Buty dla sędziów Zorganizować ofertę na buty nakładane na buty z możliwością wkręcania kolców. 10 sztuk. 15.08.2010 SM
7 Papier firmowy Zrobić papier firmowy Stowarzyszenia 15.08.2010 JH
8 Bank Księgowa stowarzyszenia ma ustalić z jakim bankiem warto pracować. Chodzi o jak najmniejsze stawki za obsługę, możliwość elektronicznego dokonywania przelewów i możliwość podglądu stanu konta i historii transakcji przez wszystkich członków Zarządu. Pozostawić upoważnienie w banku dla MS, WL i AM. Upoważnienie dla JH nie jest potrzebne. Należy założyć konto w €. 15.08.2010 JH
9 Składki Zrobić tabelę wszystkich członków stowarzyszenia z podaniem faktu zapłacenia składek za lata 2007, 2008 i 2009. Za 2010 wpisywać datę wpłacenia składki. Ta tabela będzie podawana na naszej stronie. Do niepłacących składki wysłać informację, że grozi jej usunięcie ze spisu i zabranie numeru startowego. Nie należy tego robić w stosunku do zasłużonych zawodników! Według oceny DM wszyscy startujący zawodnicy z reguły mają opłacone składki! 15.09.2010 JH
10 Numery startowe Nowi członkowie Stowarzyszenia otrzymują najniższe wolne numer w kolejności. Uchwałą Zarządu jest pobieranie opłaty 100zł za nadanie numeru zgodnego z życzeniem zawodnika! WL
11 Adres mailowy Sprawdzić czy korespondencję kierowaną na adres emailowy Stowarzyszenia odbiera Tomek Zakrzewski 15.08.2010 JH
12 Toalety Nakazywać organizatorom regat posiadanie w porcie toalety! AM i WL
13 Wyposażenia Zrobić spis majątku Stowarzyszenia z podaniem miejsca pobytu w podziale na: uwidoczniony w księgowości, nie uwidoczniony w księgowości ale będący własnością Stowarzyszenia i posiadany ale nie będący własnością Stowarzyszenia z podaniem do kogo należy. Za sprzęt odpowiada AM. 15.07.2010 AM
14 Tablica wyników Należy opracować konstrukcję i ustalić koszty nowej tablicy. 15.08.2010 WL
15 Maszt flagowy Należy opracować konstrukcję i ustalić koszty nowego, wyższego masztu flagowego. 15.08.2010 WL
16 Deska ratunkowa Według oceny Zarządu istniejąca deska ratunkowa nie do końca spełnia swoją funkcję. Należy opracować konstrukcję i ustalić koszt nowej deski 15.08.2010 WL i MS
17 Premie Zarząd ustalił premię jednorazową za zrobienie bilansów i całokształt pracy dla księgowej w wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia i dla sekretarki pani Kozłowskiej w wysokości 100,-zł 15.06.2010 WL
18 Terminy rozliczania rachunków Zarząd ustalił, że rachunki przekazywane póĹşniej po 30 dniach od daty ich wystawienia nie będą przyjmowane do rozliczenia. W wyjątkowych sytuacjach o przyjęciu do rozliczenia decyduje Skarbnik WL. WL
19 Zatwierdzanie rachunków Zatwierdzanie rachunków i zgoda na zapłatę będzie dokonywana przez JH w drodze elektronicznej. Księgowa będzie przesyłała raz w tygodniu tabelaryczne zestawienie rachunków w EXEL’u zgodnie z poniższą tabela.
LP. KTO ZA CO SUMA OK.! -JH DATA
1 nikt za nic 000,0, OK.! 22.06.2010


Ta tabela będzie stale uzupełniana i dzięki temu będą znane wszystkie wydatki do kadencji Zarządu. W przypadku gdy JH nie zatwierdzi danego rachunku będzie miał obowiązek wyjaśnienia tego z wystawcą lub też osobą, która rachunek złożyła. JH
20 KRS Wnioski złożone przez SM. Czekamy na wydanie!
21 Urząd miasta Należy zgłosić zmianę Zarządu do urzędu miasta. 20.07.2010 WL
22 Komputer Posiadany komputer nie nadaje się do pracy. Należy kupić nowy wraz z monitorem! Ofertę przedkłada JH. 15.08.2010 JH
23 Wiatromierz Kupić wiatromierz z poziomą turbinką gdyż tylko taki mierzy dokładnie bez względu na położenie w stosunku do kierunku wiatru. 15.09.2010 DM
24 Braki w majątku trwałym Zniszczeniu lub zagubieniu uległy pewne składniki majątku Stowarzyszenia. Przygotować listę i sporządzić protokół zniszczenia! Sporządza AM, podpisuje WL. 15.08.2010 AM i WL
25 Znaczki do klapy Wyprodukować znaczki do klapy w ilości 100 szt. DM poda gdzie robione są takie znaczki. JH przygotuje grafikę i ustali cenę! Chyba najlepiej graficzne przedstawienie bojera na tle flagi! 15.09.2010 DM i JH
26 ranking Tablice rankingu indywidualnego i klubowego. Natalia już zaczęła coś przygotowywać. Zrobią oboje we współpracy. Natalia i Waldemar! 31.07.2010 WI i NM
27 Kalendarz regat Propozycję kalendarza regat przygotuje SM i roześle do członków Zarządu oraz umieści jako propozycję na stronie. Kalendarz regat powinien być gotowy i zatwierdzony do konferencji środowiskowej w paĹşdzierniku! 15.09.2010 SM
28 informator Za przygotowanie informatora jest odpowiedzialna Natalia (NM), Dorota będzie pomagała. W treści powinny się znaleĹşć:
- zasady rozgrywania regat – przygotuje DM do 31.07.2010 ( po zrobieniu ogłoszenie na stronę)
- ranking – przygotuje WL i NM do 31.07.2010 ( po zrobieniu ogłoszenie na stronę)
- lista sędziów – przygotuje DM do 31.07.2010 ( po zrobieniu ogłoszenie na stronę)
- kalendarz regat – przygotowuje SM do 15.09.2010
- statut - pozostaje jak był z drobną zmianą, że informator wychodzi raz a nie dwa w roku. – przygotowuje NM
- strona z podziękowaniem za wpłatę 1% darowizny z tabelką z jakich urzędów skarbowych ile dostaliśmy – przygotowuje NM
- ogłoszenia sponsorów – organizuje Tomek Szumowski (TS) do 31.08.2010
- opis przepisów regulujących sposób ostrzenia płóz – przygotowuje to Zdzisio Prot po rozmowie z JH. Załatwione do 15.08.2010
- tabela maksymalnych czasów biegów – przygotowuje SM do 15.08.2010
- wywiady z mistrzami, ciekawostki, plotki itd. – przygotowuje NM do 31.08.2010


Informator musi być gotowy do składu do 15.09.2010 i po zatwierdzeniu przez Zarząd na spotkaniu we wrześniu złożony i wydrukowany w paĹşdzierniku.
29 Egzaminy sędziowskie Organizuje DM w czasie do 31.07.2010 ustala terminy, zasady i daje ogłoszenie na stronie www.
30 Przepisy klasowe Przepisy klasowe robi Wojtek i Hania KuĹşniccy. JH rozmawia z nimi na ten temat. Telefon do Wojtka to 22- 6292740 31.07.2010 JH
31 Konferencja środowiskowa Konferencja jest planowana na 23 i 24 paĹşdziernik 2010 w ośrodku hotelowym nad Zalewem Zegrzyńskim. Przewidywana ilość uczestników to 40 osób. Propozycja programu:
1. Sprawozdanie finansowe Zarządu
2. Omówienie prac Zarządu. Wykonanych i planowanych.
3. Przedstawienie kalendarza regat w sezonie 2010/2011
4. Wykład Zdzisia Prota na tematy sposobu pomiarów i na co należy zwracać uwagę sprawdzając bojer.
5. Informacja Stanislawa Macura na temat spraw IDNIYRY
6. Wykład profesora Witolda Kurskiego (kontakt z nim ma Darek Kosecki)
7. Wykład na temat przepisów regatowych – Dorota Michalczyk
8. Technika i taktyka _ wykład Wojtka KuĹşnickiego
9. Inne jeszcze nie ustalone – oczekujemy propozycji JH
32 PZŻ JH spotka się z władzami PZŻ. Wcześniej napisze o wyborze nowego Zarządu gdy już będzie KRS! Pan Zbigniew Satosio – sekretarz i pan Chamera Tomek – dyr. ds. sportu. Celem spotkania jest przedstawienie się, ustalenie zasad współpracy, ustalenie możliwych dofinansowań regat oraz konferencji środowiskowej, omówienie możliwości propagowania sportu bojerowego, możliwości zgłoszenia Michala Burczyńskiego do konkursu sportowca roku, zaproszenia na naszą konferencję oraz inne, które wynikną w czasie!
PZŻ dofinansowuje regaty mistrzostw Polski 2.000,-zł seniorów i po 1.500,-zł iceopti i juniorów oraz konferencję w wysokości 2.000,-zł. Należy wcześniej wystąpić o dofinansowanie. PZŻ dofinansowuje również zawodników, którzy są w kadrze i zdobyli miejsca 1-6 na MP i 1-8 na ME i MŚ. Zawodnicy dostają dofinansowanie dojazdu, diety dobowej, wpisowego i ryczałt hotelowy. 15.08.2010 JH
33 Stawki sędziowskie Występują różne stawki sędziowskie. DM ustali wewnętrzną propozycję stawek do zatwierdzenia przez Zarząd. Stawki będą dotyczyły sędziów i pomocników. Bazą są wytyczne PZŻ 15.09.2010 DM
34 Stawki za dojazd Dotychczas płacimy za dojazd za kilometry zgodnie z urzędową stawką. Jest ona na tyle wysoka, że powoduje dla nas wysokie koszty. Do rozważenia jest wprowadzenie zasady wypłacania kosztów paliwa lub też, zgodnie z zaleceniami PZŻ 40% stawki urzędowej dla wszystkich i dla członków Zarządu 20% stawki. należy starać się wysyłać rozliczenia pocztą a nie dojeżdżać do siedziby Stowarzyszenia gdyż to kosztuje obie strony! 15.09.2010 JH
35 Rozliczenia regat Należy żądać rozliczenia regat w czasie 7 dni od ich zakończenia. W przypadkach, gdy ten termin nie może być dotrzymany należy powiadomić panią księgową
36 Wpłata za regaty do SFPDN Wcześniej było ustalone, że od wpisowego za lokalne regaty Stowarzyszenie otrzymywało określony procent. Ten zwyczaj należy znów wprowadzić! JH
37 regaty Stowarzyszenie organizuje regaty mistrzostw Polski, Puchar Floty oraz Puchar Marszałka woj. Warminsko-mazurskiego. Pozostałe regaty są organizowane przez kluby i przez nie finansowane
38 czapki Na składzie mamy jeszcze czapki. Należy je wystawić do sprzedaży na regatach. WL
39 koszty Wszystkie planowane koszty musza być ustalone z JH lub WL!
40 Odchodzący Zarząd Kupujemy i wręczamy w czasie konferencji środowiskowej statuetki z plakietką z wygrawerowanym podziękowaniem za zasługi dla sportu bojerowego! 15.09.2010 AM
41 nagrody AM odpowiada za zakup nagród. Wcześniej podaje do JH koszty i propozycje wyglądu nagród. 15.09.2010 AM
42 nalepki Należy opracować graficznie i wyprodukować nalepki na MP 2011. Opracowanie graficzne i cena JH do 15.09.2010 15.09.2010 JH
43 Wpłaty 1% W ubiegłym roku wplata 1% wynosiła ok. 7.000,-zł. Wpłaciło około 35 osób! Należy zrobić pieczątkę z danymi potrzebnymi do wpłacenia darowizny i nią stemplować wszystkie dokumenty łącznie kwitkami za przyjęcie wpisowego! 15.09.2010 SM
44 Sponsorzy Zarząd bardzo liczy na pełne zaangażowanie się Tomka Szumowskiego w poszukiwanie sponsorów. Stan finansowy Stowarzyszenia może spowodować trudności w dobrym realizowaniu zadań bez wsparcia finansowego sponsorów. 15.09.2010 TS
45 Marketing W celu rozpowszechnienia sportu bojerowego musimy prowadzić marketing. Jedną z akcji był udział w wystawie żeglarskiej w Łodzi w kwietniu. Drugą będzie udział w Święcie Wisły w Warszawie 26-27.06.2010. Te wystawy będą sponsorowane przez Hotel Caligula, Czarny ŁabędĹş i hotel w Ogonkach. Każdorazowo po 300,-zł. Należy namawiać flotylle do podobnych akcji. Darowizny zostaną wpłacone na konto Stowarzyszenia.
Zarząd bardzo liczy na zaangażowanie Tomka Szumowskiego w prowadzenie i propagowanie akcji marketingowych. Do tego należy udział w imprezach oraz namawianie redakcji sportowych do pisanie na tematy bojerowe lub też podawanie informacji radiu i telewizji. 15.09.2010 TS
45 Następne spotkanie Zarządu Następne spotkanie Zarządu jest planowane na drugą połowę września. Zwołuje JH dwa tygodnie wcześniej. W programie będzie omówienie stanu finansowego, wykonania powyższych prac i ustalenie nowych. Na to spotkanie zaprosić komisję rewizyjną i sekretarzy flotylli. 05.09.2010 JH